动辄预算数十万，公益组织如何数字化？
编者按
上一篇文章《公益产品标准化必须舍弃“美”吗？以性教育产品研发为例》描述了你我伙伴开发标准化课程产品的过程，随后，他们开始了数字化的建设，本文张耀华分享了你我伙伴的数字化建设之路。
项目运营的数字化需求
在你我伙伴的项目场景中，教师是用户，我们需要向教师提供课程资源，并通过教师的授课反馈和记录监测课程产品的规模化进展。
在这个项目场景中，我们的数字化需求可以概括为“既要、又要、还要、且要”。
既要：让教师比较容易获取课程资源，跟上课程版本的快速迭代，始终使用最新版本的课程。
又要：保护课程的知识产权，使课程设计不会被轻易修改。
还要：帮助教师在使用过程中主动、及时做好授课反馈和记录。
且要：上述这些功能最好能集成在一起，避免跨平台操作。
数字化建设的预算规模往往在数十万左右，这类预算并不直接作用于受益人，所以并不容易获得资助方的资助。我们决定首先从市场中的现有产品来选择或将不同的产品搭配使用，希望能满足上述需求，但发现真的没有合适的产品。
例如，如果使用加密U盘（当时是2015年左右），虽然比较好地保护了知识产权，但是不仅成本比较高，而且当课程内容有更新时很难及时同步到每一位教师。如果通过网盘链接，虽然成本不高，获取也相对方便，但课程有更新时只能靠教师自己主动更新，很容易导致教师使用的课程文件版本不是最新的，而且需要提供课程源文件（即教案和课件PPT、动画视频等），很难做好知识产权保护，课程被抄袭甚至是断章取义地修改的可能性非常大，会对课程的口碑和质量产生不良的影响。
另外，在当时的技术手段下，如果不是定制化开发，很难在同一个工具内既提供课程文件，又收集授课反馈数据。对于许多数字素养能力并不高的教师来说，要跨多个平台操作，弄懂这些平台的使用很麻烦，课程投放、收集数据、监测统计亟需流程化和自动化的工具来集中管理。
在明确项目运营的核心需求、用户及其使用场景后，我们决定本着先主后次、先开发核心需求再锦上添花的顺序，逐步开发一个专门的网站（教学系统）。于是，我们开始了项目运营的数字化进阶之路，并经历了1.0到3.0三个版本的迭代变化。
想象的数字化和真实使用之间的差异
我们姑且把1.0版本称之为“将就能用版”。在这个版本中，受限于当时的技术手段，我们提供了课程的源文件，并且以在网站上直接下载的方式呈现。任何人均可以注册教师个人账号，通过教师个人账号分别在授课前后填写授课计划和授课反馈；注册和登录、课程文件获取、授课计划和反馈的填写都可以在网站中一站式完成，并通过个人账号形成属于自己的轨迹。
在随后推广的过程中，由于没有解决课程文件知识产权保护的问题，出现了大量教师修改课件内容、自行调整课程设计的现象，严重影响课程质量，甚至出现了掐头去尾，篡改课程动画视频和在网络上出售课程动画视频的现象。
填写授课计划和反馈的部分也备受诟病，人人都可以注册账号，课程提供源文件，课程等同于是完全开源的，对使用者没有任何约束力，因此“填写授课计划和反馈”成为一个并没有发挥作用的功能，并且由于授课前要先填写授课计划，授课后再填写授课反馈，本意是想监测和跟踪教师的授课进度，但由于计划常常发生变化，重复填写和前后验证反倒成为了教师的负担。
我们意识到，即使是定制化开发，实际使用也和想象有许多差异，还要不时修修补补，数字化建设并不是一次性的投入，而是长期投入。除了不断迭代功能、修补bug带来的技术开发和维护费用外，每年根据使用量还会产生域名、服务器、云存储等信息费用，一旦开始，到后期项目对系统越来越依赖、用户也形成了习惯的时候，就很难停下来。
同时，数字化应该紧密围绕项目目标，为项目目标的实现服务，匹配项目的运营流程。例如，项目希望在实施监测中收集什么数据，颗粒度细到什么程度，需要更谨慎的考虑，项目运营的情况会在数字化开发的流程和用户的体验上得到即时的反馈。
从数字化实践看项目运营流程的改进
2.0版本有了很大的改进。我们找到了把课程PPT文件打包和加密制作的方法，在网站上直接播放课程PPT，教师只需要访问网站并打开课件就可以直接授课，无需再下载课件，而且每次打开就是更新到最新版的课程内容；下载后的课件文件也是加密保护的，知识产权的问题得到了很好的解决。
在“填写授课记录”功能上的改进大大激励了教师填写授课反馈的主动性。我们去掉了填写授课计划的环节，增加了多个功能设置来“激活”教师，促进教师在授课后主动、及时填写授课记录。增加的功能包括在系统首页显示全国范围内每一位教师的授课数据，以瀑布流的形式显示教师授课记录的实时动态；设置积分规则，填写授课记录可以获取积分，积分可以兑换礼物，下载课件也需要使用积分；即时存储教师填写过的数据，下一次填写时可直接调用，免去一些内容重复填写的负担。这些数字化的手段不仅从项目管理角度提升了数据的准确性，更提升了教师对志愿服务成果的可视化、群体认同和激励性。
但是，这一版本的网站在使用中反映出多处项目运营流程上的问题。
例如，这一版本仍然开放了账号的注册，任何人都可以注册账号和取得课件，这与落地伙伴的合作机制出现了比较大的冲突——不论是否要跟你我伙伴通过复杂流程建立合作关系，都可以获得核心课程技术，同时获取门槛太低，造成了大量的“僵尸账号”，使我们对规模化的进度做出了错误的判断。
另一个例子是授课记录中的时间的填写需要具体到秒，这对于数据分析并没有太多作用，而且必填选项过多，导致教师的工作负担过重。另外，教师填写的“授课地点（学校）”字段数据并没有在全网站数据中去重，例如同样是XX市第三实验小学，有人写作“XX市三小”，有人写作“XX三实小”，出现了大量的重复数据，在数据的统计上存在很大的误差。
另外，你我伙伴的合作伙伴数量迅速增加到三位数，教师用户数量多达数千名，快速增长的需求和我们的团队较小的人员规模是不匹配的。当时并没有在网站中建立“你我伙伴—落地伙伴—教师”的三级管理关系，教师的授课数据都是个体的、分散的，需要人工识别、拆分、整理、统计和分析，这占用了你我伙伴团队人员的大量工作时间，也不利于建立落地伙伴对教师的管理和实时跟踪关系。
促进数字化为实现项目目标服务
3.0版本着重在数据统计和授权机制上进行了迭代。
在数据统计方面，一是精简了数据收集时的字段，只收集最需要的核心数据；二是对授课地点等数据全面去重，避免重复数据；三是增加了对时间、地点等若干项统计分析模块；四是对接腾讯公益小红花功能的接口。
在授权机制方面，数字化系统和这一时期你我伙伴的合作推广机制匹配对应起来。一是将完全开放注册制改为注册后审核授权制；二是建立了“你我伙伴—落地伙伴—教师”的三级对应管理关系，所有有意愿合作的组织都需要先成为你我伙伴授权的落地合作伙伴后，才会被分配1个机构管理账号和若干个教师账号权限；三是建立了差异化的课程内容授权机制，简单来说就是你我伙伴可以根据合作的需求，使用不同的课程素材组合成课程包，再将其授权给限定的机构和教师使用，理论上可以使每个机构和教师都看到不同的课程内容。
在授权机制上从零门槛到审核授权的变化，一定程度上提升了你我伙伴课程的价值，也刺激了落地合作伙伴的积极性，使他们有了管理的主动权，将你我伙伴的工作人员从直接面对一线教师的管理工作中解放出来。
3.0版本的系统，基本回应和满足了当初“既要、又要、且要、还要”的需求，你我伙伴通过课程系统，不仅为200多家落地伙伴和上万名教师用户提供课程资源，也收集授课反馈记录，减少落地伙伴重复统计的文书工作，团队人员规模也没有进一步扩大，许多人工流程得到了释放，这或许就是数字化建设最核心的价值。
数字化之路总结
首先，尽管公益组织的伙伴不是网络技术的专家，但我们绝对是最懂公益项目和受益对象的人，做数字化建设和开发应该以项目团队为主体，在供应商的帮助下更好地梳理出符合实际需要的需求文档，避免当“甩手掌柜”——只提供预算和空泛的要求，而不紧密的参与开发过程和积极的提供反馈。在开发过程中也应该积极主动地寻求受益人或用户的体验反馈，并根据反馈修改。
其次，我们认为不容忽视的是供应商关系到数字化建设的成果呈现，选择一个合适的供应商非常重要。考虑到公益组织的预算和使用量级等因素，选择一个中小型信息技术供应商，一方面有利于控制预算，另一方面在开发和维护过程中的响应速度也会更快一些，在此基础上要建立长期稳定的合作关系，避免频繁地更换供应商，以免频繁交接导致后续供应商对开发迭代的过程不熟悉、交接有漏洞等产生一系列问题。
另外，数字化不仅是一个软件、工具或开发一个网站，数字化开发必须要为实现项目目标服务。对于公益服务来说就必须考虑用户所处地域的设备和网络覆盖情况、用户的数字素养能力、使用数字化工具给用户增加的成本负担等情况。由于许多公益项目覆盖的仍然较多是经济欠发达地区，因此在使用一些较新的技术或强制升级时也要更加谨慎，向下兼容的门槛要低一些。
数字化使团队协作更高效
在课程推广复制的过程中，团队协作也面临许多挑战，随着课程的落地复制点增多，团队规模变大，大量的差旅工作和多地工作，内部的协作和沟通成本在增加，行政工作也迅速增多。在团队协作方面，运用数字工具可以有效提升协作效率。你我伙伴尝试过市场上的许多优质工具，在此给大家做一个分类推荐（没收他们广告费）：
文档协作，实现团队实时协同编辑工作文件、共享数据和项目进展、收集文档内容反馈意见，共享会议讨论记录等需求，可以使用石墨文档、腾讯文档、飞书文档等。
团队档案库和知识库，实现团队工作档案、公用文件、资料库的实时同步、存档，可以省去U盘拷贝和上传下载的麻烦，使团队所有人的电脑设备文件保持一致，推荐使用坚果云、腾讯云企业网盘、百度网盘。
OA，实现行政和财务电子化审批功能，可以远程审批、签名审批，可以使用企业微信和钉钉，公益组织预算和财务管理尤其推荐使用恩友云预算系统。
内外部沟通和同步，可以实现团队和客户聊天和通讯录管理，在职和离职交接，统一的日程、邮件管理等等，可以使用企业微信、钉钉和飞书。
合同和文书电子化管理，实现合同文书电子审批、数字证书签章。推荐使用腾讯电子签，可以盖骑缝章，设置不同的角色身份和权限，与微信有联通，方便使用。
腾讯技术公益推出的“数字工具箱”，为公益组织提供多种技术工具的付费版功能，可以利用不同工具的组合搭配来满足自身的需求。
尽管这篇文章是很个体视角的一段经验，但我依然想说，公益组织应该积极拥抱数字化。我们的资金太有限了，人员太宝贵了，数字化不仅是一个工具，可以帮助我们提升效率，放大有限资源的价值，也是一种思维，帮助我们改善项目运营的流程，为实现解决社会问题的目标服务。
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“你我伙伴性教育课程”是西安市光源助学公益慈善中心和广东省绿芽乡村妇女发展基金会于2016年共同发起创立的性教育公益项目，是目前国内在性教育领域服务学校和学生规模最大、志愿者参与人数最多的公益项目之一。
本文作者张耀华，为西安市光源助学公益慈善中心理事长、中心主任。
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